学校办公室是学校行政的综合办事和协调机构，主要负责参谋辅助、组织协调、公文处理、会议组织、服务接待、公车管理等工作，具体职责如下：

一、机构职责

  一、负责院长办公会、行政专题会议及相关会议的安排工作，并负责会议记录、会议材料准备和会议纪要的拟稿工作。

  二、围绕学校整体部署和中心工作，组织起草学校工作计划、总结、报告及经验材料，起草和审核以学校名义发送的各种公文，组织起草学校重大活动相关文稿。负责学校大事记的记录、整理和行政管理有关的统计工作。

  三、负责学校工作纪律执行，重要工作及学校重大决议、决定的督查督办工作。

  四、综合协调学校政务、事务，组织与协调学校大型活动。

  五、负责学校信息的收集、统计、上报工作，掌握全院的工作动态，及时、准确、全面地向上级组织和学校党政提供有价值的信息，为学校科学决策服务。

  六、负责学校行政印章、院领导签名章、学校事业单位法人证书等重要资料的管理和使用，负责院内各行政部门印章的审核和刻制工作。

  七、学校档案收集、管理，承担学校机要工作，负责保密文件收取、管理。负责学校保密工作。

  八、负责上级领导和有关部门、单位来人的接待工作与对外联络交流合作协调工作。

  九、负责学校党政领导有关日常工作及重要公务活动的安排和协调，安排好党政领导外出开会、出访、学习、调研的有关事宜。

  十、负责学校内部请示报告的流转、处理，学校行政各类文件、资料、电函的收发、拟办、传阅、催办，公文的分类、整理和归档。负责学校一般函件的邮寄、学习资料征订。

  十一、负责学校教育事业统计和基本工作状态统计工作。

  十二、负责办公用车的调配、使用、维修和安全管理等工作。

  十三、承办学校领导交办的事项。

二、岗位设置及编制

  办公室主任1名、副主任1名、行政科员1名、文秘科员1名、国际交流科员1名、档案管理科员1名，共6名。

三、岗位职责

（一）办公室主任职责

  1.全面负责办公室工作；

  2.负责组织起草学校工作计划、总结及工作报告等综合性文稿，审核各单位代拟文稿，签发以办公室名义印发的公文；

  3.负责批转上级机关、兄弟单位及校内各单位来文；

  4.负责全校综合性调研、信访及机要保密工作；

  5.负责组织、协调对外联络和交流工作；

  6.负责组织制定实施办公室内部管理规章制度；

  7.安排校长办公会、领导班子碰头会等重要会议，并组织督促、检查会议决议落实情况；

  8.协助校领导开展调研工作，为领导决策当好参谋；

  9.协助校领导组织安排全校性重要活动，协调各部门之间的工作，做好为教学科研、师生员工及校友服务工作；

  10.协助校领导做好维护校园安全稳定工作，负责办公室安全稳定工作；

  11.负责学校档案建设管理与服务工作；

  13.完成学校领导交办的其他任务。

  14.加强办公室队伍建设，推动办公室人员工作、能力和水平。

（二）办公室副主任职责

  1.负责学校领导重要讲话、材料、文件起草工作；

  2.负责学校印章使用与管理工作；

  3.负责学校合同管理工作；

  4.负责学校文印管理工作；

  5.负责全校性会务和重大活动安排工作:

  6.负责学校信息公开及通信管理服务工作；

  7.负责公务车辆调度使用、维修保养及平台管理工作；

  8.负责校友总会日常工作；

  9.负责学校办公自动化系统和办公室网站建设管理工作；

  10.负责学校行政办公用房、会议室、报告厅管理以及校领导和办公室固定资产使用管理工作；

  11.负责安排学校作息时间、休假和节假日值班等工作；

  12.协助主任做好学校重要会议安排工作；

  13.协助主任做好会议决议、决定等重大事项督查督办工作；

  14.协助主任做好维稳、应急的组织协调工作；

  15.协助主任做好学校公务接待和对外联络工作；

  16.完成学校领导和主任交办的其他任务。

（三）办公室行政科员职责

  1.负责学校办公室行政科日常事务，为学校领导、全校师生、教学科研及行政管理服务。

  2.负责筹备、协调、组织学校的重要会议及重大活动。

  3.负责学校领导及学校办公室行政事务和后勤保障与服务工作。

  4.负责上级部门、兄弟院校和有关单位来校参观访问、考察交流、检查指导等公务来访接待。

  5.负责校内外来电、来函登记督办和来访人员的接待服务。

  6.负责学校办公室网站、QQ群、微信群的管理和信息发布。

  7.负责学校相关会议室的管理，做好会前准备及会后整理等工作。

  8.负责协助做好学校的对外联络工作。

  9.负责学校办公室职工的考勤工作。

  10.负责学校总值班统筹安排、值班室管理工作；做好全校作息时间调整、节假日通知和值班安排。

  11.负责校领导及学校办公室报刊杂志、邮件的领取、发放事项的管理工作。

  12.完成领导交办的其它工作。

（四）办公室文秘科员职责

  1.负责以学校党政和党办、校办名义的上报文和下发文的审核、打印、装订下发及归档工作；

  2.负责党办、校办及校领导的秘书工作，组织起草学校党政综合性工作报告、总结、规划、计划和决议等；

  3.负责中央、市委下发的各类机要文件、党刊、简报、通知等的登记、编号、发放和传阅工作，并定期检查文件的管理和保密情况；

  4.负责校领导及党委委员文件的传阅工作，根据文件的密级、内容，确定传阅范围、顺序及时间；

  5.负责上级党政部门来文批阅、传阅、催办和归档工作；

  6.负责党委常委会、校长办公会、全校性党政会议的会议记录、会议材料准备和会议纪要等工作；

  7.负责学校日常党政公文的处理工作；以学校党政名义发布行政法规及布告、通告和通知；

  8.负责校内请示、报告的处理工作；

  9.负责学校机要文件的下发工作，检查文件传阅、贯彻、管理、保密情况；

  10.负责学校各类机要档案的查询、邮寄等项工作；

  11.按时做好各类文件和资料的归档、清退、销毁和保密工作；

  12.做好领导交办的其它工作。

（五）国际交流合作科科员职责

  1.负责贯彻执行党和国家有关外事工作方针、政策，指导学院、部门外事工作，及时向分管领导汇报外事工作情况。

  2.负责协助学院领导制定涉外的规章制度，操作程序，外事工作的规划、计划和总结等。

  3.负责组织、协调与国（境）外高等院校、教育机构等开展各种类型的交流合作及协议的拟定、签订的相关事宜。

  4.负责协助学校师生办理因公出国（境）学习、交流的相关手续。

  5.负责各级各类师生出国（境）项目的宣传、组织申报、执行工作。

  6.协负责同有关部门制订外籍专家、教师聘请计划及聘请、报批；负责外籍专家证、居留许可证等手续的办理；协助外籍专家、教师所在部门完成外籍专家、教师日常管理相关工作。

  7.负责学校各级各类学生国（境）交流项目的统筹规划和协调管理负责制定和执行校际国（境）外学生交流项目和其他国际交流项目的计划。

  8.负责组织或协助相关单位完成学校主办或承办的国际学术会议、讲座等活动。

  9.负责组织师生开展出国（境）行前培训教育。协助有关部门做好涉外安全保卫工作和保密工作。

  10.负责处理上级部门临时安排的外事工作。

（五）档案管理科科员职责

  1.在党政办公室主任和分管副主任的领导下开展工作。

  2.负责拟定学校档案工作规章制度，严格按照档案管理要求做好保密工作。

  3.负责落实档案管理制度有关要求，严格履行工作程序，接收（征集）整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料。

  4.负责编制检索工具、编研、出版档案史料、开发档案信息资源。

  5.负责组织并实施档案信息化建设，做好电子文件归档工作。

  6.负责档案的开放和利用工作。

  7.负责学校兼职档案管理员业务培训并指导开展工作。

  8.负责学校档案的鉴定和毕业生查档并开具档案证明，按规定组织做好档案销毁工作。

  9.负责组织对学校各单位的档案立档工作进行考核及评比检查。

  10.协助配合其它科室开展工作。

  11.完成领导交办的其它工作。